A digitális transzformáció fő üzenete
A vállalatok digitalizációja nem csak technológiai képességek fejlesztésének kérdése, az egész cég működését, ideértve a mérőszámokat, kultúrát és csatornaszerepeket is át kell szervezni és tervezni, ha hatékonyan szeretnénk digitalizálni a működésünket.
A fenti állítás jól összefoglalja a digitális transzformációról szóló előadások és cikkek nagy részének fő üzenetét.
Ez az üzenet a magja sok Ted előadásnak, ez jön szembe a LinkedIn-en és ezt vallják adott reggeli rádióműsorban nagy tanácsadó cégek szakértői. A szakma, mondjuk úgy, az elöl haladók, akik már éltek át digitális transzformációt vagy annak egy szeletét, próbálják tanítani (nagyon helyesen) a piacot és elérni, hogy a vállalatok ne féljenek belevágni, viszont készüljenek fel arra, hogy ez mindent megváltoztat: működést és embert egyaránt. Ha döntéshozó lennék, itt nyelnék egy nagyot. A műtétre szükség van, ez nem kérdés, több szempontból is egészségesebbek és hatékonyabbak leszünk, a digitális transzformáció által, de lehet, hogy kicsit fájni fog.
Tény, hogy a fenti mondások nagyon igazak, nem lehet eszköz szempontból nekifutni a digitalizációnak, az emberi és technológiai alkalmazkodásra és illeszkedésre egyaránt szükség van a folyamat során. Kevesen említik viszont, hogy a sikeres digitalizáció kulcskérdése a tempo, hogy milyen elánnal vágunk bele és milyen mérföldköveket jelölünk ki magunknak.
A digitális transzformáció bevezetésének buktatói
Az egyik legnagyobb hiba, amit a vállalatok ilyenkor elkövetnek, hogy túl távoli, vagy nem eléggé átgondolt célt jelölnek ki maguknak és ehhez a célhoz minél gyorsabban szeretnének eljutni.
Általában ilyenkor mind a belső (kit szakítok ki a mindennapi rutinból, hogy tanuljon és később értéket termeljen új módszerekkel) és mind a külső (mennyibe fog kerülni és ki segít) erőforrások rosszul kerülnek felmérésre. Valamilyen technológiát bevezetünk, ami kivált egy eddig kevésbé hatékony folyamatot / funkciót, de az nem kerül be az azt körülvevő folyamatok véráramába és közel sem hozza a tervezett számokat.
Nagyon fontos tehát, hogy mielőtt digitális transzformációba kezdünk, álljunk meg egy pillanatra és értékeljük a mostani helyzetünket, lássuk át folyamatainkat, ismerjük a hibáinkat és értsük meg, hogy mire is van szükségünk az új technológiák bevezetésével, illetve lássuk, hogy képesek vagyunk-e, egyáltalán akarunk-e alkalmazkodni ezekhez a technológiákhoz meglévő rendszereinkkel és belső erőforrásainkkal.
Tanácsadóként többször találkoztunk olyan jellegű felkéréssel, ami azzal kezdődik, hogy segítsünk és mondjuk meg, mennyibe kerül digitalizálni mondjuk a sales területet, hisz vállalaton belül ki van adva a KPI, miszerint el kell érnünk, hogy az online sales 10%-os részesedéssel bírjon más csatornákhoz viszonyítva. A kérdésre megfelelő felméréssel adható a technológia perspektívájából válasz, mely alapján ha van megfelelő budget, el is lehet kezdeni a projekt tervezését és később a fejlesztést. Ezen a ponton érdemes megállni egy szóra és megfogalmazni néhány keresztkérdést, melyek az üzleti stratégia magját és a customer journey alapjait érintik. Az ezekre adott válaszok segítenek úgy kialakítani a célt és a tempót a digitális transzformáció során, hogy az a vállalat erőforrásaival összhangban legyen.
A belső vállalatfejlesztési feszültséget oldjuk fel üzleti tanácsadóként
Mi a Pattern-nél, hogy elkerüljük a sok éves projekt első komolyabb elszámoltatási pontján a csalódást, úgy döntöttünk, hogy a projektjeink kezdete, sőt, az irányok meghatározása előtt ezt a kulcsmomentumot kiemeljük a folyamatból, “nagyobbá, fontosabbá tesszük” és strukturált workshop formában kinyerjük az összes szükséges információt a stakeholderekből annak érdekében, hogy biztos alapokat teremtsünk. Hogy érzékeltessük eme fázis fontosságát, azt is eldöntöttük, hogy ezt, amolyan csökkentett, fél napos formában, ha a projekt mérete megköveteli, önköltségi áron adjuk. Nekünk is megéri. Célunk, hogy rávilágítsunk olyan megbúvó lehetőségekre és problémákra, amelyek nagyban befolyásolják a kitűzött célt, illetve szélsőséges esetben rávilágítsunk arra, hogy már maga a cél is hibás és az üzleti folyamatok mágikus optimalizációját és a jobb eredményeket rossz ajtó mögött keressük.
A digitális transzformáció, mint vállalatfejlesztés első, legfontosabb lépésében is segítünk
Ennek a workshopnak a metodológiája végtelenül egyszerű, arra bátorítok minden kisebb és nagyobb digitalizációs projektbe vágó vállalati oldalon ülő kollégát, hogy akár saját maguk is futassák le a folyamatot külső segítség nélkül, hisz biztos, hogy sokat fog tisztulni a kép a végére. A workshop hossza és az egyes lépések nagyban függnek a konkrét feladattól, de nagyvonalakban a következő lépéseken érdemes végigmenni:
Szervezés:
Az első és legfontosabb, hogy ki vegyen részt a workshopon. Amennyiben transzformációról beszélünk, az biztos, hogy több osztályon átívelő a projekt, tehát legyen ott legalább egy érintett a marketingről, a termékeket / szolgáltatásokat létrehozó osztályról, a digitális csapatból, illetve client facing osztályokról olyan kollégák, akik találkoznak ügyféllel nap mint nap. Ha nagyobb projektről van szó, célszerű több, ugyanolyan beosztású csapatot létrehozni és párhuzamosan véghezvinni a különböző feladatokat. Például sales esetében egy csapat foglalkozhat az akvizícióval, egy a meglévő ügyfeleknek szóló többlet értékesítéssel stb.
Támogatottság kérdése: Tapasztalataink szerint sokkal könnyebb egy magasabb beosztású, inspiráló projekt szponzor támogatásával ilyen workshopot szervezni: többen jönnek el, fontosabbnak érzik a kollégák. Kérjük fel tehát a transzformációs projekt szponzorát, hogyha más nem, egy lelkesítő beszéddel indítsa be a workshopot, adott esetben küldje ki ő a meghívót.
Tematika:
- Az első feladat, hogy értsük meg, hol vagyunk most. Hogyan néznek ki ma a fejleszteni kívánt terület folyamatai. Ez az AS-IS mapping, ahol együtt átnézzük, mit is teszünk nap mint nap az adott területen. Itt fontos, hogy mindig a megfelelő kérdést tegyük fel, a sales-es példán továbblépve honlap továbbfejlesztés esetén például: Milyen sales aktivitásokkal találkozik ma az a látogató, aki a honlapunkra érkezik (csapattól függően akvizíció vagy meglévő ügyfél).
- Vázoljuk fel, hová akarunk eljutni. Itt lehet nagyot álmodni, távoli célokat kijelölni. Meglepő, hogy ha együtt gondolkodnak a különböző osztályok, az milyen sokrétű célokat tud kijelölni. Nem kell megijedni, ha ezek a célok túl operatívak vagy elkalandoznak, itt még nem feladat az, hogy szintetizáljuk és lefordítsuk őket stratégiai lépésekre.
- Pain points / blockers: Felvázoljuk az akadályozó tényezőket, amelyek a céljainkat veszélyeztetik. Ez lehet a status quo-n át konkrét technikai akadály is, lényeg, hogy ne maradjon bent senkiben az, ami szerinte akadályozza a haladást.
- Town hall: Ha több csapatunk volt, az egyes csapatok véleményezzék a többi csapat munkáját, így biztosítható, hogy csak az egyik csapatban meglévő szakértelem mindenhol érvényesüljön.
- Összefoglalás, kiértékelés: Ezt célszerű a workshopot követő napon végezni moderátornak, mert ekkor még friss az élmény. Fontos, hogy az összefoglaló dokumentum létrehozása során ne történjen változtatás az elhangzottakon. Később a stratégiai anyagok és tervek készítésekor le lehet fordítani az elemeket, de itt még minden maradjon úgy, ahogy elhangzott.
Hogyan támogatja a digitális transzformáció workshop a vállalatfejlesztést?
A workshop lépései ismerősek lehetnek, mert tartalmaznak elemeket a Google Design Sprint metodológiából. Ezt a módszert nyugodtan alakítsuk kedvünkre (bár ehhez nem árt némi tapasztalat) annak érdekében, hogy a mi vállalatunk kultúrájába illeszkedjen és valóban közelebb vigyen a cél eléréshez. Ha ez sem elég, akkor esetleg inspirálódjunk az AJ&Smart Youtube csatornáján.
A fenti workshop és az eredménye nem simítja ki csettintésre a vállalatban lévő hibás folyamatokat, viszont nagyon jó alapot ad arra, hogy mely irányba érdemes gondolkodni és hol vannak esetleges hibák a digitalizációs tervekben. Emellett nagyon fontos, hogy egy merevebb szervezetben egy jól megszervezett workshop sikere, ahol több osztály képviselői vannak jelen és működnek együtt, átragaszthatja az együttműködés példáját több, párhuzamos projektre is.
