Először is, aki e sorokat írja 10 évet töltött multinacionális telco vállalatokban, 13 európai piacon dolgozott, azóta pedig 2 éve főleg multiknak segít digitális és egyéb ügyes bajos dolgaikban. Tehát nem a pálya széléről nyomjuk az okosságot, fociztunk ezen a gyepen mi is.

Valószínűleg arra könnyebb válaszolni, hogy sokszor mitől érezzük azt, hogy a vállalati hatékonyság több sebből is vérzik. A napi több száz e-mail, 8-12 meeting, fél évente változás a scope-ban, menedzsmentben, célokban, szervezetben, folyamatos belső feszültség, mindenki kapaszkodik a székébe, védi a hátsóját, minden nagyon lassan halad, néha feltesszük magunknak a kérdést: ”Hogy lehet, hogy ez a hajó még nem süllyedt el:”. Csak az lehet, hogy a frontokon dolgozó katonák jól végzik a dolgukat, ezért nem hagynak még minket faképnél az ügyfelek.

De valahogy mégis működnek, növekszenek, szóval valamit mégiscsak jól csinálnak ezek a nagyvállalatok. Próbáljunk meg pár kulcsmomentumot azonosítani, és induljunk az office-maslow piramis aljáról.

Cube vs. Open office:

Fontos kérdés. Elszigetelt irodákban, vagy open office-ban lehet jobban alkotni, együtt dolgozni?

Sokan csípőből nyomják a szeparált irodát. Nyilván az irodai rendszerbe is kell néhány szabály, de alapvetően nyugi van, pár ember van csak együtt, kevesebb a zaj, nem telefonálnak az arcodban, nem jönnek oda zavarni, mert nem is tudják hol ülsz, ha meg meetingre kell menni, akkor mész, ott lehet mindenkivel egyeztetni.

Mi mégis az open office-ra szavazunk. Igen, meg kell szokni, több a zaj, nincsenek fix helyek, senki nem tudja nyugodtan nevelgetni a páfrányát, tamagocsiját a szobácskájában, de van egy iszonyú fontos előnye! Ezt a holland Vodafone egykori CEO-ja fogalmazta meg tökéletesen: sokáig panaszkodott ő is, hogy open office-ban nem lehet dolgozni, mert folyamatosan odajönnek, kérdeznek, zavarnak. Aztán rájött, hogy ez a „zavarás” maga a munka, maga a kollaboráció!

Az open office nem egyszerűen arról szól, hogy kis zárt irodákból nagy karámokba terelik a dolgozókat és megy minden úgy tovább, mint eddig. Az open office szervezeti kultúraváltás is egyben, nincsenek nagy ajtók, rajta a fontos ember nevével, ahova csak a kiváltságosok léphetnek be, egy hónapos egyeztetést követően. Az open office-ban a vezetők is köztünk ülnek, bárki, bárkivel szóba elegyedhet, kérdezhet, megbeszélhet. Ha ezt a modellt jól alkalmazzuk, akkor töredékére csökkenthető a meetingek, e-mailek, telefonok száma, mert egyszerűen felpattanok, odamegyek ahhoz, akitől kérdeznem kell és kérdezek. Brutálisan javítható a hatékonyság, de meg kell érteni, hogy az open office ezt a kultúrát is jelenti, nem csak a babzsákokat!

Kedvenc példám arra, hogy milyen nehéz volt nekünk is erre átállni, mikor egy kolléganőm a daily huddle-ön mondja, hogy nem oldott meg egy feladatot, mert egy kolléga nem válaszolt a levelére. Megfordultam és a srác ott ült 10 méterrel mögöttünk a helyén. Mondtam a kolléganőmnek, hogy most a helyén van. Mondta, hogy jó, akkor ír neki újra. Mondom, ott van a helyén! Ok, akkor felhívja majd huddle után. Mondom, ott ül tőlünk 10 méterre, menj már oda és beszéld meg vele!! Odament 5 perc múlva a feladat mellett ott volt a pipa. Open office rulez.

Persze kellenek szabályok, kell megfelelő infrastruktúra, net, áram, kábelek, telefonálós sarkok, mini tárgyalók, sok-sok egyéb apróság, hogy jól működjön, de ha ezek megvannak, akkor sokat javíthatunk a kommunikációs, kollaborációs és meeting kultúrán.

Kollaborációs eszközök a hatékonyság szolgálatában

Ha már az open office elkezdett minket átnevelni egy másfajta együttműködési modellre, akkor haladjunk ezen a vonalon tovább, kellenek a megfelelő eszközök, toolok is a közös munkához. Ez nem tűnik az általam megismert nagyvállalatoknál egy egyszerű feladatnak, mert a Google általában az ős ellen, így az, hogy google sheet-ben masszírozzunk egy anyagot a verziózás és track change hegyek helyett, nehezen elképzelhető, pedig ég és föld a különbség.

Ezt főleg most látom, hogy a saját cégemben nem félünk a sátán cloud megoldásait használni és mindig minden elérhető, egy verzió létezik, amit mindenki elér, a fájl küldözgetés kikerült az e-mail fiókból, ami szintén nem baj a több százas napi levelek mellett.

Ugyanígy a kisebb nagyobb egyeztetéseket, file transzfert nem igénylő ügyleteket le lehet zavarni dedikált Whatsapp csoportokban, Microsoft Teams-en, vagy Slack-en, ezzel sem kell az Outlook-ot terhelni. Sharepoint-ig szokott szaladni az innováció az általam ismert nagyvállalatoknál, amivel csak az a baj, hogy rendszerint elavult, régi verziója kerül fel a Sharepointnak, nem az O365, vagy nem megfelelően van implementálva, így a végén senki nem használja, vagy nem szereti használni, mert összevetve egy google drive-val lényegesen kevésbé használható. Pedig 2019-re a Sharepoint az Office 365-telügyfélélményben elérte vagy akár le is nyomta a Google Drive-ot!

Projektek trekkelésére, feladatkiosztásra, timesheet-re mind cloud alapú megoldásokat használunk és azóta az irodában is lehet mosolygó embereket látni nem csak a menzán és a dohányzóban. Használtunk már Asanát, ebben nagyon jól trekkelhetők a feladatok, Bootcamp-et, aminek a kollaboráció támogatás az erőssége, Trellot, ami talán a legjobb cross platform megoldás. Érdemes többet kipróbálni, Todoistet, Evernote-ot, vagy akár az újonnan szárnyalókat, mint a Notion, és annál megállapodni, amit 3 hónap múlva is szeretünk használni.

Ahol a hatékonyság elvérzik: a meeting kultúra

Önálló cikkért kiált a téma, de hamar el is engedem ezt a kísértést, mert sokan, sokféle módon próbálták megoldani ezt a problémát, komoly siker nélkül. A legbizarrabb talán az a meeting flower volt, amiből minden tárgyalóba jutott egy példány az egyik regionális telco cégnél, és a művirágra warhol-i színvilággal és lezserséggel voltak felvázolva a hatékony meeting szabályai. Mondanom sem kell, hogy nem változott semmi, csak lett sok fotó a facebookon a meeting flower-ről.

Ami átvihető szerintem minden szervezeten:

1. Daily huddle, vagy agilis módszertan szerint daily standup,  minden nap elején, 15-30 perc, jön, aki tud a csapatból, egy flip-charton valami jól vizualizált formában fent vannak a csapat céljai, kpi-jai, projektjei, mindegyikről rövid összefoglaló.
2. 25 perces megbeszélések 55 helyett alapból, kell hozzá egy kis diszciplína, de működik. Miért 25 és 55? Hogy legyen idő átérni a következőre.
3. Agenda minden megbeszélés előtt, döntési pontokkal.
4. Csak akkor legyen meeting, ha nagyon muszáj. Amit lehet, dumáljunk meg az open-office-ban, ebéd közben, kv mellett.

Kompetenenciakörök és kommunikációs csatornák meghatározása a hatékonyság érdekében

Nagyon kevés olyan projekttel találkoztunk az elmúlt 10 évben, ahol kristálytiszta scope lett volna minden résztvevő birtokában. Sok esetben, meglepő módon milliárdos programok is elindulhatnak úgy, hogy nincs egy tű pontos scope, amit a megfelelő csatornákon keresztül minden érintett számára kommunikál is a menedzsment. Jön egy hosszú levél a nagyembertől, az olvasók többsége elvérzik a harmadik bekezdésnél és már indul is a transzformáció. Színtiszta produktivitás.

Mi úgy szeretünk dolgozni, hogy mielőtt elkezdünk egy programot, az összes stakeholder-rel tartunk egy interjút, utána, ha a téma komplexitása indokolja, tartunk egy workshopot a szakértőkkel a célok, akadályok, lehetőségek feltárására, mindezek eredményét összesítjük, egyeztetjük a project owner-rel és abból gyúrunk egy kézzelfogható, végrehajtható, mérhető target picture-t, világos KPI-okkal, RACI-val, hatékonysági mutatókkal, mind üzleti, mind humán erőforrás menedzsment oldalról, hogy mindenki értse, hogy mi a feladata, ő mit tesz hozzá ahhoz a nagy és bátor tervhez, amit el akar érni a vállalat. Mindez a hatékonyság növelését célozza.

Ünnepeljünk, ne csak ostorozzunk

Ha baj van, meg kell oldani, ha siker van, meg kell ünnepelni. A legtöbb szervezet ebben nem erős. És itt nem arra gondolok, hogy a menedzsment feladata, hogy évi két all hands legyen, ahol lépjen fel Beyoncé, és mindenkinek simogassák meg a fejét konfetti-esőben. Nem. Ha egy kis csapat sikeresen megold egy feladatot, amitől kicsit mindenki tartott, amihez mindenki hozzátett valamit, akkor délután ki lehet menni fagyizni egyet együtt, és megveregetni egymás vállát, hogy ezt megcsináltuk. Ne felejtsünk el ünnepelni. Nagyon fontos, hiszen a hatékonyság növelését szolgálja. Fejleszti egyéni szinten az önértékelést, csökkent a munkahelyi stressz, építi a csapatot. Egyszóval, motivál.

Verdict

Eddig tart az a rész, amin a halandó is tud változtatni, nem kell Olimposzon csücsülő Istenség ahhoz, hogy másként működjön.

Ugyanakkor eme sorok írója sem naiv és pontosan tudja, hogy ha mindezek teljesülnek, akkor sem lesz minden tökéletes, hiszen ettől még ugyanúgy szétzilálja a működést, ha a menedzsment félévente más jelszavakat ad ki, ha a szervezet egyszerre 100 fölötti projekten dolgozik és hetente változik, hogy melyik a legfontosabb, ha a board member cserékkel a világok, szerepek, játékosok is folyamatosan cserélődnek.

Viszont. Egyrészt, hátha Olimposzon csücsülő Istenségek, másnéven a stratégiai menedzsment is eljutnak eddig a pontig ebben a cikkben, másrészt ezek a folyamatosan változó körülmények segítik életre a multiban dolgozó emberek legerősebb készségét: a gyors alkalmazkodást a változáshoz! Change management rulez! Csak nagyvállalatban tanulható…

Az információk és az abból felépülő cégen belüli tudás konzisztenciája, transzparenciája és a központosított tudásmenedzsment, amellett, hogy nagyban növeli az ügyfélélményt (az enyémet biztosan) komoly hatékonyságnövelő elem az értékesítés területén is.

Tanácsadóként az utóbbi 3 évben számos helyen láttuk hogyan okoz problémát a széttöredezett tudás. Ez a probléma sok helyen ismert, de inkább lappang, hisz közvetlenül senki nem emeli ki az ügyfélszolgálati fluktuáció vagy éppen a nem megfelelő eladási eredmények okaként a tudásanyagok rendezetlenségét, hisz „van egy központi mappa, ott minden elérhető”.

Nagyon örültünk az IVSZ felkérésének, hogy tartsunk egy figyelemfelkeltő előadást a témában a DigitALL konferencián, hisz így volt alkalmunk átadni a tudás és a mérhető üzleti értékek közötti szoros összefüggéseket és a tudásmenedzsment rendszerekben rejlő szerteágazó lehetőségeket. Köszönjük még egyszer a lehetőséget.

Ahogy mi látjuk a tudásmenedzsmentet

Élőben itt tekinthető meg a fellépésünk, nem érdemes kihagyni : )